Contrat de sous-traitance des données

Le Sous-traitant traite des données personnelles pour fournir le service Bodoo au Responsable de traitement, pendant toute la durée de l’abonnement et jusqu’à la suppression des données prévue à l’article 9.

• Finalités : organisation du travail (planning, effectif, remplacements), suivi du temps de travail et préparation de la paie, contrôle de l’état des véhicules, suivi des tournées, communication interne, gestion des documents, des congés et des amendes.
• Personnes concernées : salariés et intérimaires du Responsable de traitement (chauffeurs et responsables).
• Données : identité, coordonnées, contrat et permis, planning, heures et pauses, présences, photos de check-up, position pendant la tournée (entre la photo de départ et la photo de fin), messages et fichiers échangés, documents (permis, visite médicale, titre de séjour), congés, amendes, données techniques (appareil, journaux).
• Données sensibles : aucune catégorie particulière n’est demandée. Un justificatif d’absence peut contenir une information de santé : il n’est visible que des responsables habilités et supprimé selon la durée de conservation.

Le Sous-traitant ne traite les données que sur instruction documentée du Responsable de traitement : ces conditions, les réglages faits dans l’application (durées de conservation, droits des rôles, géolocalisation) et ses demandes écrites. Si une instruction lui semble contraire au RGPD, il l’en informe immédiatement.

• Les personnes autorisées à traiter les données sont tenues à la confidentialité et n’y accèdent que pour le support ou la maintenance, sur demande ou en cas d’incident, chaque action étant journalisée.
• Chiffrement des échanges (TLS) et des données au repos ; isolation stricte des entreprises en base (règles d’accès par ligne) ; fichiers privés accessibles par liens temporaires.
• Droits par rôle définis par le Responsable de traitement ; double authentification obligatoire pour les administrateurs de la plateforme ; journal d’audit consultable par le dirigeant.
• Sauvegardes quotidiennes de la base de données, restaurables ; purge automatique des données selon les durées de conservation.

Le Responsable de traitement autorise le recours aux prestataires suivants :

• Supabase Inc. : Base de données, fichiers, authentification, fonctions serveur. Localisation : Union européenne (Paris, AWS eu-west-3).
• Vercel Inc. : Hébergement du site et du tableau de bord. Localisation : Union européenne et États-Unis (clauses contractuelles types).
• Google Ireland Ltd (Firebase Cloud Messaging) : Notifications push sur les téléphones. Localisation : Union européenne et États-Unis (clauses contractuelles types).
• Brevo (Sendinblue SAS) : SMS de secours et e-mails de service. Localisation : France.
• Cloudflare Inc. : Relais des appels audio quand la connexion directe est impossible. Localisation : Réseau mondial, au plus près des utilisateurs (clauses contractuelles types).
• Stripe Payments Europe Ltd : Paiement de l’abonnement (données de facturation du client uniquement). Localisation : Irlande / Union européenne.

Tout ajout ou remplacement est annoncé au moins 30 jours à l’avance ; le Responsable de traitement peut s’y opposer pour un motif légitime et, à défaut d’accord, résilier sans frais. Chaque prestataire est soumis à des obligations de protection équivalentes. Les transferts hors de l’Union européenne sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne ou le cadre de protection des données UE–États-Unis.

Le Sous-traitant aide le Responsable de traitement à répondre aux demandes d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, de portabilité et d’opposition. Une demande reçue directement d’un salarié lui est transmise sans délai.

Le Sous-traitant notifie au Responsable de traitement toute violation de données dans les meilleurs délais et au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance, avec les informations utiles à sa propre notification à la CNIL (nature, données et personnes concernées, conséquences probables, mesures prises).

Le Sous-traitant aide le Responsable de traitement à réaliser une analyse d’impact si nécessaire (notamment pour la géolocalisation) et met à sa disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect de ses obligations. Un audit peut être réalisé une fois par an, à ses frais, avec un préavis de 30 jours, par un auditeur tenu au secret.

À la fin de l’abonnement, le Responsable de traitement dispose de 30 jours pour exporter ses données. Le Sous-traitant les supprime ensuite, sauvegardes comprises, dans un délai de 90 jours, sauf obligation légale de conservation, et le confirme par écrit sur demande.

Le Sous-traitant tient un registre des traitements réalisés pour le compte de ses clients. Contact pour toute question relative aux données : contact@bodoo.fr.